Les vrais enjeux de l' audit

RR' Conseil : une expertise Paie & RH dans sa dimension règlementaire et organisationnelle.

Nous connaissons vos exigences,

Notre engagement répond à une double garantie de qualité et d’éthique et repose sur une confiance totale et réciproque.

Aussi pour une mission à l’année, le premier mois de son application constitue une période d’essai complètement à notre charge, gratuite et libre de tout engagement pour vous.

Vous appréciez notre compétence et notre disponibilité, partagez nos méthodes de travail avant de faire votre choix.

 

Quels sont les vrais enjeux d'un audit des paies ou d'un audit social ?

La législation en matière de « paie et administration du personnel » évoluant tous les jours, la fonction devient de plus en plus complexe et sensible. Cette fonction représente à la fois un outil essentiel de gestion et un enjeu décisif pour l'entreprise, elle doit donc impérativement répondre à des règles de conformité et d'efficacité. Elle fait intervenir les évolutions légales, le contexte économique, les réalités sociales et le vécu des hommes, mais aussi tous les multiples éléments qui composent la paie. Autant de paramètres qu'il faut maîtriser, car des erreurs répétées sur les paies ou le non-respect des règles légales ou sociales font courir des risques importants à l'entreprise. Bien sûr, il appartient à toute organisation de déterminer le niveau de risque qu'elle est prête à assumer, mais pour cela il lui faut au minimum savoir exactement comment elle se situe par rapport à ses obligations réglementaires.

1- L'audit des paies

Dans un cadre légal en constante évolution, il est important de savoir anticiper et prendre les précautions pour maîtriser au mieux les risques qui peuvent exister. Une gestion de la paie qui n'a pas les compétences requises et qui ne respecte pas ses obligations réglementaires, sera inévitablement confrontée aux menaces et aux problèmes suivants :

  • Des coûts financiers liés au redressement d'un contrôle.

  • Des demandes fréquentes d'ajustements de charges sociales par les organismes sociaux avec les pénalités qui en découlent.

  • Des litiges répétés avec les salariés entraînant une dégradation du climat social ou parfois des arrêts de la production.

  • Le risque important de régler des charges sociales non justifiées ou trop élevées, doublé d'un manque à gagner pour des allègements sur salaires non appliqués par ignorance.

Savez-vous qu'on estime à près de 60 % le nombre de fiches de paie présentant au moins une erreur ? C'est une source de conflits à ne pas sous estimer. Quand l'entreprise commence à faire face à un certain nombre des problèmes cités plus haut, il devient indispensable de se poser les bonnes questions et de penser à la solution de l'audit des paies.

L'audit apportera les réponses aux questions et fournira les solutions adéquates.

L'audit permet de vérifier la conformité des pratiques avec les règles légales etconventionnelles. Il dresse un diagnostic de la situation, préconise les mesures correctives qui s'imposent. Il évalue les risques, propose une stratégie pour le service paie avec un plan d'actions pour optimiser les charges sociales et sécuriser la fonction paie.

Les bénéfices pour l'entreprise sont immédiats :

  • Une optimisation des charges sociales avec le paiement des cotisations réellement dues.

  • Le remboursement des cotisations indûment versées et le gain des réductions non appliquées, le tout avant la prescription.

  • La prévention du risque financier lié à un redressement URSSAF.

  • La fin des litiges à répétition avec les salariés pouvant déboucher sur de sérieux contentieux.

  • Une gestion du personnel conforme à la législation, une fonction paie sécurisée et la rédaction de procédures fiables pour le service.

Voici quelques domaines d'application de l'audit des paies :

 

L'audit des cotisations sociales et des assiettes

L'audit de la rémunération brute et des éléments qui la composent

L'audit des congés payés : calcul et droits

L'audit des indemnités de rupture : régime fiscal et social

L'audit de l'application des avantages en nature

 

Notre approche :

 

- La prise de connaissance de l'environnement social, des réalités de l'entreprise et des difficultés liées à la gestion du service paie.

- La confirmation du périmètre de l'audit (préalablement défini par l'entreprise), la remise des documents de travail par les services concernés.

- La phase de réalisation : étude, analyse, contrôle, questionnaires et compléments d'information.

- La présentation du bilan des contrôles, des écarts, des préconisations, du plan d'actions et des conclusions.

- La remise du rapport d'audit et l'accompagnement dans la mise en oeuvre des recommandations.

 

L'audit des paies doit nous fournir au minimum des réponses sur les 3 points suivants :

 

La conformité :

 

Redéfinir le cadre règlementaire : lois, convention collective, accords d'entreprise, usages.

Vérifier les bases de cotisations, les plafonds et les calculs de réductions.

Contrôler les sujets à risque et les procédures (avantages en nature, frais, contrats aidés, limites des exonérations, allègement Fillon, heures supplémentaires, prestations du CE etc...).

 

L'efficacité :

 

Sécuriser le service paie, en fixer les objectifs et les moyens d'optimisation.

Vérifier que le traitement de la paie est conforme aux attentes de l'entreprise.

Mettre en place des indicateurs de coût et d'efficience.

Etablir les points de vigilance à surveiller tous les mois : points récurrents et contrôles ponctuels.

Effectuer les rapprochements entre les données de la paie et les données comptables et de gestion.

 

La stratégie :

 

Définir les besoins d'évolution du service paie : anticiper, adapter la stratégie aux besoins de l'entreprise, aux tranformations indispensables et à l'émergence de nouveaux outils de travail.

Construire un calendrier des dates clés de la paie.

Mettre au point des procédures fiables pour la paie avec des règles de contrôle et d'archivage.

 

Même si la paie reste un domaine réservé avec des compétences indispensables, nous recommandons toujours au minimum la mise sous surveillance en interne des points suivants :

  • Les formalités liées à l'embauche : la DPAE, l'affiliation aux caisses de retraite, la médecine du travail.

  • Le complément de vérification pour les travailleurs étrangers et le titre de travail, avec un suivi des dates d'expiration.

  • Le respect des obligations vis a vis de la médécine du travail pour tout type de contrat, avec les fréquences des visites selon les cas : (visites après un arrêt le justifiant, nature du travail ou travail de nuit, surveillance renforcée etc...)

  • Le suivi des seuils d'effectif avec les obligations sociales ou administratives engendrées.

  • Une gestion des arrêts maladie avec un compte à jour des IJSS et IJ Prévoyance, indispensable pour une paie correcte.

  • Une organisation ou tout moyen pour assurer si possible une veille sociale et conventionnelle.

  • L'évaluation à leur juste valeur des points de contrôle sensibles comme : les avantages en nature, les prestations servies par le CE, etc...

 

2- L'audit social

 

L'audit social consiste à évaluer l'état des relations entre les différents acteurs sociaux de l'entreprise. C'est une mission qui peut concerner le contrôle de la qualité de l'information, l'application des procédures internes ou externes avec la mesure de la conformité et de l'efficience de la politique RH. Cette mission doit permettre de formuler les mesures correctives et les recommandations pour améliorer la qualité de la gestion des ressources humaines.

L'audit soulignera les efforts et les actions à développer pour obtenir une amélioration dans différents domaines comme par exemple :

  • Le non-respect des règles et formalités administratives.

  • Les relations et la communication en interne.

  • L'inadéquation de la politique sociale aux attentes du personnel.

  • L'utilisation des méthodes ou des outils RH et leurs impacts sur le climat social.

  • L'efficacité de l'organisation « Paie & RH » et la motivation des hommes.

  • La définition des axes prioritaires,

L'audit est donc un outil d'aide à la prise de décision, il peut-être réalisé à titre préventif ou à titre curatif dans le cadre d'une situation qui se détériore.

L'entreprise en fixe le périmètre, l'audit peut concerner un domaine RH précis (comme par exemple les pratiques disciplinaires) ou alors couvrir un spectre RH beaucoup plus large.

Il existe plusieurs champs d’application possible de l’audit social, on peut citer par exemple :

  • l’audit social pour évaluer la conformité des pratiques et des procédures internes ou externes en référence aux différentes sources du droit du travail.

  • l’audit de conformité et de pertinence d’une situation donnée au regard des objectifs et règles internes définis par l’entreprise. Evaluer la réalité des pratiques par rapport à ce qui est prévu ou souhaité afin de pouvoir faire évoluer ces pratiques.

  • l’audit préalable à une situation de reprise ou de changement (fusion-acquisition, réorganisation, mise en place d’accords collectifs).

  • l’audit permettant d'apprécier les raisons d'un conflit social ou d’une situation sociale particulière avec les mesures correctives à mettre en place pour prévenir les facteurs de répétition ou les risques liés à d'autres types de situations conflictuelles.

Après avoir défini le périmètre de la mission, il est indispensable de prendre connaissance de la culture d'entreprise, du vécu des hommes, des contraintes de l'activité et des réalités spécifiques à l'entreprise.

 

Il faudra planifier l'audit avec les services et les personnes concernés, valider la mise à disposition des documents de travail avec les différents points de vérification, préparer les questionnaires et organiser la collecte d'informations.

Il existe de nombreux points de vigilance simples à surveiller en interne pour les entreprises voulant essayer de prévenir certains risques.

  • La convention collective, les accords d'entreprise, les usages

  • Les registres obligatoires et les affichages

  • La politique salariale et le temps de travail

  • Les méthodes RH et les procédures disciplinaires

  • Les facteurs pouvant affecter le climat social : conflits, communication interne, taux des accidents et arrêts de travail, les conditions de travail, l'hygiène et la sécurité.

  • Les indicateurs : absentéisme, taux de turnover.

  • La pyramide des âges et le provisionnement des indemnités de départ à la retraite.

  • L'examen des contrats de travail, des contrats aidés et exonérés avec les obligations engendrées.

  • L’information à fournir aux IRP et les obligations en matière d'hygiène et sécurité

Voilà brièvement exposés quelques points de contrôle et donc d'amélioration offerts par l'audit social. Soulignons cependant que les repreneurs d'une entreprise ne devraient jamais oublier que le code du travail leur impose les dettes sociales de la nouvelle entreprise (les indemnités, les salaires, les litiges et contentieux, l'intéressement etc...). Il leur appartient par conséquent de mener une étude complète et pertinente qui leur permettra alors de faire un choix éclairé.

Raou Bijou REY



17/08/2011
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